¿Alguna vez tuviste un plazo muy largo para realizar alguna tarea y esperaste a último momento para realizarla?
Al menos una vez en la vida todos los hicimos, de lo contrario, no seríamos humanos; sin embargo, quizá te diste cuenta de que aunque el plazo hubiera sido más corto, de todas formas hubieras esperado a último momento para completar la tarea. ¿Por qué pasa esto?
Probablemente, lo primero que dirías es: “Procrastinación”, pero existe una explicación alternativa que no te hará sentir tan mal. Esta explicación se puede resumir en tres palabras: Ley de Parkinson, la cual establece que “el trabajo se extenderá a fin de ocupar todo el tiempo destinado a completarlo”.
La primera persona que observó y escribió en detalle acerca de este fenómeno se llamó Cyril Parkinson, un historiador naval británico y especialista en la administración pública. Él se dio cuenta de que mientras más tiempo se le daba a los burócratas para terminar una labor, más tiempo les tomaba realizarla. Al acortar el tiempo límite, las cosas avanzaron con mayor rapidez.
La Ley de Parkinson, La Flojera Y La Procrastinación.
Procrastinamos por una amplia variedad de razones, tales como el miedo, o simplemente la flojera.
Sin embargo, también existe una motivación evolutiva detrás de esa flojera. Nuestros ancestros vivieron en un mundo en el que los alimentos no eran tan fáciles de conseguir como lo son actualmente. Por esta razón, conservaban energía para las temporadas en las que entraban en modo de supervivencia: cazar, explorar, construir, etc.
Si uno de nuestros ancestros hubiera desperdiciado energía en tareas inútiles, no hubiera sido capaz de lidiar con las dificultades de recolectar comida. Entonces, por más ilógico que suene este comportamiento evolutivo, la flojera ha sido de vital importancia para mantenernos con vida.
Volviendo a la Ley de Parkinson, nuestra biología nos obliga a no gastar energía en labores que no son vitales para nuestra supervivencia, por esta razón es que posponemos, retrasamos, evitamos y creamos excusas para realizar la mayor parte de nuestras labores.
No obstante, al aproximarte a la fecha límite, obtienes el sentido de urgencia que necesitabas para dejar de lado la flojera. Esto es porque en el fondo, sabes que no cumplir con un trabajo dentro de la fecha límite es malo para tu supervivencia, porque podría afectar tu reputación en el trabajo, o en algunos casos, podría costarte tu empleo, dinero, posesiones valiosas, amistades, relaciones y así sucesivamente.
Este miedo te impulsa a mantenerte despierto toda la noche a fin de completar un proyecto, o trabajar horas extra sin quejarte ni protestar.
Como te habrás podido imaginar, el objetivo de conocer y usar la Ley de Parkinson es ponerte en un estado de supervivencia moderado, en el cual puedas completar tus labores sin flojear más de lo necesario.
¿Cómo Usar La Ley de Parkinson?
1. Acostúmbrate a establecer fechas límite.
Recortar la cantidad de tiempo que destinas a terminar un proyecto te obligará a reestructurar tu trabajo de tal modo que pueda encajar en tu agenda diaria.
Proyectos y tareas más complejos con una fecha límite distante podrían generarte una falsa sensación de seguridad. El trabajo debe completarse ahora.
En casos como estos, dividir la tarea más grande en pequeñas actividades y asignarle una fecha límite a cada una de esas pequeñas tareas, te permitirá completar la tarea más grande dentro del plazo establecido y sin apuros de última hora; además, tener esos plazos para las pequeñas tareas le da sentido de urgencia a completar esas tareas.
Sin embargo, las fechas límite también pueden hacer que trabajes menos, o en todo caso, que pases menos tiempo en tu oficina. Es fácil tratar el umbral de las 5 p.m. o 6 p.m. como un indicador, más que como una regla para poder trabajar un poco más, a fin de completar las tareas que pospusiste a lo largo del día.
El punto es el siguiente: casi siempre sabes cuándo el posponer una labor hará que tengas que quedarte horas extra, y aun así estás cómodo con la idea. Eso es porque no sientes que perderás algo al quedarte más tiempo en la oficina, lo que nos lleva al siguiente punto.
2. ¿Qué perderás si no respetas el tiempo límite?
La manera más fácil de hacerte respetar un plazo límite es darte algo que perder. Por ejemplo, piensa en lo que te estás perdiendo por tener que quedarte horas extra en la oficina.
Si volvieras a casa temprano, podrías ver una película con tu pareja, o relajarte cocinando tu platillo favorito, o trabajar en algún proyecto paralelo que tengas en mente. Te perderás de todas esas actividades sólo por hacer a último momento el trabajo que pudiste completar más temprano en tu día de trabajo.
Una buena manera de completar tus tareas a tiempo es agendar menos tiempo del disponible para completar una tarea. Por ejemplo, si quieres asegurarte de enviar tus correos electrónicos antes de las 6 p.m., programa otra actividad a las 6:30. Eso te hará aprovechar al máximo el tiempo disponible.
3. Aprende cómo crear un plazo límite razonable.
Sólo existen dos razones reales para que quieras usar la Ley de Parkinson:
1. Evitar desperdiciar tiempo que podrías dedicar a otras actividades.
2. Dejar de sentirte culpable y estresado por desperdiciar el tiempo.
Sin embargo, cuando comiences a usar esta regla, podrías sentirte muy entusiasmado y establecer plazos imposibles de cumplir, con la finalidad de acelerar tu trabajo.
Eso no funcionará. Por el contrario, acabarás rindiéndote y aun más estresado que al inicio, por correr desesperadamente para cumplir con el plazo estipulado. No sólo eso: la calidad de tu trabajo también decaerá.
El objetivo de tener una fecha límite no es competir contra el reloj, sino reducir el estrés y evitar perder el tiempo. Si una tarea puede requerir realmente de 6 horas para completarse, no trates de completarla en 5 horas. De hecho, si puedes completarla en 7 horas, eso está genial. Esa hora de más, no es tiempo desperdiciado, sino un lapso de tiempo que compensa eventos inesperados, como por ejemplo, una llamada urgente que tuviste que atender, pérdida de concentración, o incluso, sólo un corto periodo de relajación.
La Ley de Parkinson puede ayudarte a evitar desperdiciar tiempo y reducir el estrés en tu vida, y en algunos casos, ayudarte a completar más cosas de las que creías posibles.
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